10 đặc điểm về tổ chức sự kiện bạn buộc phải biết

Có rất nhiều nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tự cho là mình đã nắm hết được các nguyên lý để tổ chức một sự kiện thành công, tuy nhiên, thực tế qua khảo sát, có rất nhiều người đã bỏ qua một số bước tưởng chừng như đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, dựa theo hơn 10 năm làm sự kiện, Tiệc Kiến vàng xin giới thiệu đến các bạn 10 nguyên lý, đặc điểm tổ chức sự kiện sau.

 

Tổ chức sự kiện vừa là hoạt động marketing vừa là hoạt động bán hàng.

 

một số loại hình của tổ chức sự kiện như: giới thiệu sản phẩm, tiệc khai trương đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động bán hàng, xây dụng thương hiệu, tạo điểm nhất trong công chúng, giúp gia tăng độ thâm nhập vào thị trường đồng thời tăng khả năng nghiên cứu thị trường. Về bản chất, có thể coi sự kiện là 1 phần của hoạt động bán hàng, và hoạt động bán hàng đó được hỗ trợ bởi một chiến dịch quảng cáo và PR. Với một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể mang lại.

 

Tổ chức sự kiện là một hoạt động trong mô hình marketing-mix.

 

Tổ chức sự kiện luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh trong suốt thời gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, chúng ta sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc đối với chúng và những hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí. Do đó, hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiện kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trường hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh không phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

 

Tổ chức sự kiện bắt buộc phải định rõ mục tiêu, mục đích của sự kiện

 

Rõ ràng khi tổ chức sự kiện, bạn phải xác định rõ được đối tượng mà bạn muốn hướng đến: như khách hàng hiện tại hay đánh đến đối tượng khách hàng tiềm năng. Chính vì lẽ đó, khi lên kế hoạch cho một sự kiện, chúng ta cần phải xác định một cách rất rõ ràng mục tiêu, đối tượng mà sự kiện muốn hướng đến. Bạn phải xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ. Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm sao để tối thiểu hoá những vị khách không mời mà tới.

 

Tổ chức sự kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lên ngân sách tổ chức sự kiện

Xác định thước đo để đánh giá hiệu quả của việc tổ chức sự kiện

Triển khai tổ chức sự kiện

Đo lường hiệu quả, rút kinh nghiệm của việc tổ chức sự kiện.

Đa số doanh nghiệp, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện thực hiện một chương trình sự kiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả. Họ dừng lại sau khi hoàn thành giai đoạn triển khai và kêu ca rằng rất khó để đo lường hiệu quả. Thật ra, Sự kiện cũng giồng như các hoạt động marketing, nó cần thiết được đo lường hiệu quả và nó cũng không khó như người ta tưởng.

 

Tổ chức sự kiện không phải là công cụ toàn năng

 

Bạn cần phải nhớ rằng, tổ chức sự kiện không phải là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin của khách hàng càng không có mấy hiệu quả trong việc tạo dựng thương hiệu (trừ khi bạn tổ chức một sự kiện quá lớn, có hình thức marketing hoành tráng như trên TV,...). Để thực hiện những mục tiêu đó, bạn cần có những cách marketing khác tốt hơn và đặc thù hơn.

 

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing

 

Một vài doanh nghiệp nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo khách hàng tới, trình bày cho họ nghe những điều muốn nói và như vậy là đủ. Bạn nên nhớ rằng, để hiệu quả bạn cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp và Sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing tổ chức sự kiện.

 

Truyền thông cho sự kiện của bạn

 

Để có được một chương trình tổ chức sự kiện thành công, bạn không thể chỉ trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạt động truyền thông cho sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công. Hoạt động truyền thông có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút được sự chú ý.

 

Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện

 

Sau sự kiện là lúc mà doanh nghiệp thu về lợi ích. Do đó, tại thời điểm diển ra sự kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên chú trọng số lượng. Bạn chỉ cần có một kế hoạch cụ thể - những thông tin cần thu thập và bỏ ra một ít thời gian và công sức. Nếu như bạn không có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại ngay và dồn sức cho những hoạt động khác..

 

 

yếu tố con người đóng vai trò quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện

 

Nều chương trình tổ chức sự kiện là một phương tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả, thì điều kiện để giao tiếp thành công là sự tích cực tương tác của 2 phía. Thành công là bạn phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết phục, thúc đẩy họ và giúp họ tương tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra bạn còn phải chọn lựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu quả với nhóm khán thính giả mục tiêu.

 

Tổ chức sự kiện làm cho mục tiêu kinh doanh dễ dàng đạt được hơn

 

Lập kế hoạch tổ chức và triển khai sự kiện là một công việc vô cùng phức tạp. Bạn phải vừa trưng bày đẹp, vừa phải tạo không khí sôi nổi, vui tươi,.. công tác hậu cần luôn phải được chuẩn bị chu đáo và hàng tá công việc lặt vặt khác cần phải thực hiện hoàn hảo.

 

Tuy nhiên những công việc này không phải là tất cả những hoạt động của doanh nghiệp, chúng đơn giản cũng như một vài thân cây trong cả khu rừng. Một khu rừng đúng nghĩa phải dựa trên kết quả kinh doanh và kế hoạch của doanh nghiệp. Nếu bạn dồn sức của cả doanh nghiệp vào trong một sự kiện thì coi như bạn đã bỏ lỡ những hiệu quả mà sự kiện đó mang lại.

• Các lưu ý khi tổ chức trò chơi lớn
• Vì sao ý tưởng lại là thách thức với người tổ chức sự kiện
• Những kiến thức buộc phải biết nếu muốn thành người tổ chức sự kiện giỏi
• Vì sao cần đặt mục tiêu cho một sự kiện
• Lưu ý về việc quản lý PG của người tổ chức sự kiện
• Chia sẻ kỹ năng cơ bản cho các bạn làm PG
• TKV chuyên tổ chức tiệc khai trương công ty, doanh nghiệp, cơ quan
• Nghề quản lý người nổi tiếng, ngôi sao, diễn viên điện ảnh
• Thu nhập của người tổ chức sự kiện