10 sai lầm chí mạng và dễ gặp phải nhất khi tổ chức sự kiện. Phần 1

Một sự kiện nếu muốn diễn ra thành công, thì cần rất nhiều yếu tố. Có những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới thành công của sự kiện, nhưng có những yếu tố lại ảnh hưởng một chút. Nhưng tránh được bao nhiêu thì tránh, nó sẽ giúp sự kiện của bạn tổ chức hoàn hảo hơn trong mắt người tham dự. Trong bài viết này, Tiệc Kiến Vàng xin giới thiệu đến các bạn 10 lỗi thường gặp nhất khi tổ chức sự kiện mà có thể bạn sẽ mắc phải.

 

 

Có thể bạn sẽ thích:

• Những yếu tố đánh giá một sự kiện thành công hay không
• Những cách tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện
• Vì sao kịch bản của một sự kiện lại quan trọng đến vậy
• Cách lựa chọn tông màu cho sự kiện
• Vì sao cần đặt mục tiêu cho sự kiện
• hoặc bạn có thể xem thêm nhiều tin tức khác tại đây

 

 

1. Quên không kiểm tra thời gian họp một cách chính xác

 

Trước khi chốt lại ngày bạn định tổ chức sự kiện, cuộc họp, lễ khánh thành, khai trương, bạn cần phải kiểm tra xem ngày bạn dự tính tổ chức đó có trùng với bất cứ ngày lễ, ngày nghỉ nào, hoặc một ngày bận công việc của một "sếp to" nào đó hay không. Bạn cũng cần tránh việc tổ chức sự kiện trong thời gian có những sự kiện thể thao nổi bật, có lượng người xem lớn như Worldcup, olympic,.. nhất là nếu bạn đang muốn tìm kiếm một bản hợp đồng từ đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.

 

10 sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện

 

2. Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm

 

Thường thì bạn hay tổ chức sự kiện ở những địa điểm cách xa công ty bạn, có thể cách đến hàng trăm km, và ngân sách công ty không đủ tiền chi cho việc ăn uống và đi lại. Thật là một lỗi nặng nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đang trách khi bạn tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn, có đông người tham dự. Hơn thế nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.

 

 

3. Thất bại khi sự kiện không thu hút được người quan tâm

 

Một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết và chú ý đến sự kiện mà bạn tổ chức, bạn cần phải báo trước cho họ một khoảng thời gian nhất định nào đó để họ chuẩn bị các công việc cá nhân. Đây là vấn đề thuộc về marketing và truyền thông trong tổ chức sự kiện, đây là một phần trong công việc lên, lập kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Nếu bạn thông báo cho người tham dự càng sớm, thì khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự sự kiện bạn tổ chức sẽ cao hợp. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.

 

4. Ký những bản hợp đồng không rõ ràng

 

Mình có một cô bạn chuyên tổ chức sự kiện đã phải hầu tòa vì tự ý hoãn ngày tổ chức sự kiện bởi theo cô ấy, khách sạn nơi mà cô thuê để chuẩn bị cho sự kiện đã không thực hiện tốt những thỏa thuận nâng cấp và thay đổi một số yêu cầu như hợp đồng cô đã ký với khác sạn. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trước đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ không rõ nghĩa và chủ quan như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.

 

5. Thất bại trong việc lập kế hoạch.

 

Bạn đang đặt mình vào thảm họa nếu bạn thất bại trong việc lập kế hoạc tổ chức sự kiện. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ xử lý những vấn đề đó rất hoàn hảo. Trao đổi với mọi người về sự kiện mà bạn đang muốn tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau, biết đâu trong số đó lại có những ý tưởng hết sức sáng tạo và mới mẻ. Cách tốt nhất để giảm thất bại trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện đó là bạn tạo ra một danh sách công việc cần làm, sau đó bán theo danh sách đó để kiểm tra thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc sai lầm của bạn càng ít bây nhiêu.

 

Trên đây, Tiệc Kiến Vàng đã giới thiệu đến các bạn 5 sai lầm đầu tiên trong 10 sai lầm thường gặp và dễ gặp nhất khi bạn tổ chức sự kiện, hẹn gặp lại các bạn vào bài tiếp theo để cùng tìm hiểu nốt về 5 yếu tố còn lại nhé!

• Một sự kiện thành công sẽ được đánh giá bằng những tiêu chí nào?
• 3 lý do khiến cho sự kiện của bạn bị thất bại
• Những điều cần biết về việc tổ chức sự kiện khởi công
• Những cách tiết kiệm chi phí cho việc tổ chức sự kiện
• Vì sao kịch bản của một sự kiện lại quan trọng như vậy
• Những tiêu chí nào thường dùng để đánh giá doanh nghiệp tổ chức sự kiện
• Cách lựa chọn tông màu cho tổ chức sự kiện
• 5 yếu tố buộc phải biết để một sự kiện được thành công
• Những yếu tố ảnh hưởng để buổi lễ động thổ được thành công