các bước cần phải thực hiện để lên kế hoạch cho chương trình sự kiện. Phần hai

 

Ngân sách

Ngân sách là một vấn đề rất quan trọng của sự kiện. Bạn phải dự toán được chi phí cho toàn bộ sự kiện. Cần phải có 1 người có trách nhiệm việc đàm phán và thuyết phục nhà tài trợ và cũng như những người muốn hỗ trợ chương trình sự kiện này.

Thời gian & địa điểm

định rõ 1 vài ngày trong khoản thời gian bạn muốn sự kiện diễn ra để linh hoạt trong việc thay đổi điều chỉnh trong điều kiện bất hả kháng. Chọn 1 vài địa điểm thích hợp có thể làm sự kiện. liên lạc với chủ sở hữu địa điểm để đặt câu hỏi liệu địa điểm sẽ có sẵn cho những ngày bạn đã chọn, năng lực của chủ địa điểm, khả năng phục vụ của những địa điểm cũng như giá cả của họ. sau khi phân tích & đánh giá, ấn định ngày và địa điểm phù hợp trong ngân sách & mong muốn của bạn.

Tiếp thị và Kế hoạch quảng bá

Bước tiếp theo là lên kế hoạch chiến lược tiếp thị để quảng bá sự kiện này. Bạn sẽ phải thiết kế & chuẩn bị áp phích, tờ rơi, biểu ngữ .v.v. Bạn sẽ phải tuyển chọn 1 đội ngủ thiết kế phù hợp với tính chất chương trình sự kiện, những người sẽ làm cho các tài liệu quảng bá đầy màu sắc, sống động và hấp dẫn. lên kế hoặch cho việc tạo các biểu ngữ & những địa điểm lắp đặt. đồng thời cũng có thể công bố công khai 1 sự kiện thông qua Internet. Bạn cần phải bắt đầu quảng bá ít nhất một tháng trước khi sự kiện thực tế.

Khách mời đặc biệt & giải trí

Không có chương trình sự kiện nào thành công mà không có khách mời đặc biệt & giải trí. Nếu bạn đang có kế hoạch để mời những người nỗi tiếng hay giới nghệ sĩ, hãy cẩn thận liên lạc & đặt trước. Trước tiên, bạn cần lên kế hoạch cho những tiết mục giải trí bạn sẽ cần trong chương trình & theo đó liên lạc với những người thích hợp để biết về tính sẵn sàng & chi phí của họ. sau khi xác nhận, bạn nên ký hợp đồng với họ để hạn chế sự bị động tại thời điểm cuối cùng vì các nghệ sĩ & người nỗi tiếng làm việc đôi khi rất ngẫu hứng.

Ăn uống

Đôi khi, dịch vụ ăn uống có sẵn tại địa điểm thuê của mình. Nếu không, bạn sẽ phải có với một số cung cấp thực phẩm. Tuy nhiên, trước tiên, bạn phải quyết định về các loại thực phẩm bạn cần phải có cho sự kiện này, tùy thuộc vào những người tham gia sự kiện này. Ví dụ, có thể ăn có một số người ăn chay .v.v. bạn có thể linh hoạt trong thực đơn tuy nhiên phải lưu ý đến ngân sách của bạn.

Tất cả những thỏa thuận, như phục vụ, địa điểm…nên được thực hiện hai tuần trước khi sự kiện thực tế. Những ngày cận kề của chương trình sự kiện, việc làm của bạn sẽ phải được kiểm tra liên tục với các chủ sở hữu địa điểm, bên cung cấp thực phẩm, khách sạn & giải trí. một tuần trước khi sự kiện này, bạn cần làm một cuộc họp với nhóm của bạn, để nói về những chi tiết nhỏ như đồ trang trí, chiếu sáng, quà tặng cho khách mời đặc biệt, an ninh, chương trình dự kiến… cùng với đó cũng nên đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của họ trong ngày “G”.

Tạo một list kiểm tra (checklist) riêng biệt cho ngày cuối cùng. Vào ngày chương trình sự kiện chính, đến địa điểm vào lúc sớm nhất có thể, kiểm tra và đảm bảo mọi thứ được có, như, trang trí, ánh sáng và các thiết bị khác có thể cần thiết trong chương trình sự kiện này đã sẵn sàng. Kiểm tra xem các khách mời đặc biệt, nghệ sĩ & cung phía cung cấp thực phẩm đã đến. Với kế hoạch thích hợp, bạn cực kỳ có thể bắt đầu và kết thúc sự kiện theo đúng kế hoạch & thời gian.

Sau sự kiện, bạn phải có 1 cuộc họp với nhóm của bạn để nói lời cảm và chia sẻ kinh nghiệm với nhau để cho các sự kiện trong tương lai sẽ tốt hơn.

Còn rất nhiều những chi tiết khác trong 1 sự kiện, nhưng đây là các bước cốt yếu & cơ bản nhất mà 1 kế họach chương trình sự kiện không thể thiếu. Dù bạn là 1 người làm sự kiện độc lập hay 1 công ty làm sự kiện thì việc lên kế hoạch tốt sẽ giúp bạn giảm 50% nguy cơ & tăng 50% khả năng thành công.

• Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt
• 1 số chú ý để có thể chọn lựa được một sân khấu tổ chức sự kiện tốt
• Cần các yếu tố gì để đánh giá 1 đơn vị tổ chức sự kiện
• 1 sự kiện hoàn hảo bạn cần quan tâm cả xung quanh chỗ thực hiện buổi lễ
• Vai trò của thời tiết với 1 sự kiện
• Cách tổ chức một sự kiện quảng cáo bằng xe đạp hiệu quả
• Nếu bạn yêu thích nghề tổ chức sự kiện thì không được bỏ qua bài viết này
• Cách nhận biết 1 công ty tổ chức sự kiện hoàn hảo
• Doanh nghiệp có nên tự mình tổ chức sự kiện