Cách lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

 

Có rất nhiều yếu tố đóng vai trò quyết định trong việc tổ chức một sự kiện có thành công hay không, và địa điểm chính là một trong những yếu tố đó. Việc lựa chọn địa điểm có liên quan mật thiết tới rất nhiều vấn đề khác như: phông bạt, âm thanh, ánh sáng phục vụ cho sự kiện đó. Việc phân tích yêu cầu của sự kiện để lựa chọn địa điểm tỏ chức sự kiện phù hợp là một yêu cầu rất cần thiết, tự đặt một số câu hỏi sau, sẽ giúp được bạn một phần nào trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện:

- Chúng ta có cần một địa điểm trong nhà hay ngoài trời?
- Những điều gì khán giả có khả năng đề nghị?
- Chúng ta cần bao lâu để tổ chức sự kiện và trang trí địa điểm , bao gồm cả việc lắp đặt và gỡ bỏ?
- Có nên lựa chọn một địa điểm thuận tiện cho các phương tiện giao thông công cộng không ?

Điều tra địa điểm tổ chức sự kiện

Trong một đô thị lớn có thể có nhiều địa điểm để lựa chọn, tuy nhiên bên ngoài đô thị sẽ có thể sẽ có những địa điểm thích hợp hơn. Nếu công ty của bạn không sở hữu và quản lý một địa điểm hoàn hảo cho sự kiện thì có thể lựa chọn các địa điểm bằng cách :

- Liên hệ với các cơ quan chính quyền để có thể tìm kiếm, duy trì và tổ chức sự kiện ở các sân chơi thể thao, các địa điểm văn hóa và giáo dục tại địa phương.
- Liên hệ với các tổ chức trong ngành công nghiệp thể thao, vui chơi giải trí để phối hợp cùng tổ chức sự kiện
- Tìm kiếm trên Internet các trang web giới thiệu về những địa điểm tổ chức sự kiện ấp dẫn.
- Tận dụng một trong các sản phẩm marketing trên thị trường để tìm kiếm thông tin theo lĩnh vực phù hợp.
- Liên hệ với các trường học, cao đẳng và các trường đại học để có thông tin cần thiết.
- Gọi điện thoại đến một địa điểm cụ thể  để tìm hiểu hoặc nhờ trợ giúp giới thiệu về các địa điểm theo nhu cầu.
- Gọi điện thoại cho đơn vị quản lý sự kiện hoặc cá nhân có kinh nghiệm trong quản lý sự kiện.

Tất cả các thông tin có được trong quá trình tìm kiếm  các địa điểm tổ chức sự kiện nên được lưu lại để sử dụng cho các sự kiện trong tương lai.

Thống nhất về giá thuê địa điểm.

Rõ ràng nếu sau khi phân tích các bước trên, mà bạn có thể chọn được một địa điểm tổ chức sự kiện miễn phí như trong công việc hoặc ngoài bãi biển thì thật tuyệt vời, tuy nhiên, không phải lúc nào mọi việc cũng thuận lợi như vậy. Nếu phải mất phí, bạn hãy đàm phán mức giá sao cho rẻ nhất và tiến hành ký kết hợp đồng.

Đặt chỗ và xác nhận

Khi bạn đã chọn địa điểm mà là tốt nhất cho sự kiện của bạn, đó là thời gian để thực hiện một đặt hàng. Chú ý đến những thông tin sau:
- Trang thiết bị đã được đặt.
- Ngày tháng và thời gian đặt.
- Các khoản và tiến độ phải thanh toán.
- Các nghĩa vụ hợp đồng khác.
- Chi tiết liên lạc của bạn

Sau khi bạn đã ký hợp đồng cùng với một khoản tiền đặt cọc, bạn phải kiểm tra cẩn thận cho đến tuần cuối cùng trước khi sự kiện diễn ra. Đảm bảo rằng không có gì thay đổi, hoặc ít nhất là bất kỳ thay đổi nào xảy ra sẽ không ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Thay đổi có thể xảy ra bao gồm ánh sáng, đồ đạc bị loại bỏ, thiết bị và trang trí.

 

• Những tố chất bắt buộc phải có của một MC giỏi
• Cách lựa chọn áo cưới cho cô dâu khi tổ chức đám cưới ở biển
• Kinh nghiệm tổ chức sự kiện đám cưới
• Những bước không thể thiếu để có một sự kiện thành công
• Cách thiết kế sân khấu cho sự kiện
• Nghề PG và những kỹ năng giao tiếp buộc phải có
• Vì sao cần chuẩn bị chu đáo cho các dịch vụ trong tổ chức sự kiện
• Thâm nhập nghề PG của những cô gái xinh đẹp. Phần 1
• Ẩn sâu đằng sau sự hào nhoáng của nghề PG